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如何写好外贸函电
2011-09-20

外贸函电又叫商业书信,包括外贸书信、传真和电子邮件等形式。外贸函电的使用贯穿对外贸易交往的各个环节,是互通商业信息,联系商业事务及促进贸易关系的重要桥梁。

一封得体、规范的外贸函电,既能与外商建立和保持良好的业务关系,又避免了因纠纷而产生的不愉快。我们在写作外贸函电时并不要求使用华丽优美的词句。只需要用简单朴实的语言,准确的表达自己的意思,让对方可以清楚的了解您想说什么就可以。围绕这一点,小编总结了几方面的内容,希望能对写作外贸信函有借鉴作用。同时也希望能对在ebay贸易平台上的商家起到一定的借鉴作用:

1、口语化

每一封信函的往来,都是跟收信人彼此之间的一次交流。人都是感性的,所以需要在您的信函里体现感性的一面。其实我们简单的来理解一下,每次信函的往来只需要将交谈的内容写在纸上而已。多用一些简单明了的语句,用我/我们做主语,这样就能让我们的信函读起来热情友好,就象两个朋友之间的谈话那样简单、自然、人性化。

2、语气语调 

由于这封外贸函电是有其目的性的,所以在信函里所采用的语气语调也应该符合您的目的。在写之前先不妨仔细考虑一下,写这封信函是想达到一个什么样的目的,您希望对收信人产生一种怎样的影响呢?是歉意的,劝说性的,还是坚决的,要求性的。这完全可以通过信函中的语气语调来表现。

3、礼貌 

这里所说的礼貌,并不是简单用一些礼貌用语比如your kind inquiry, your esteemed order等就可以的。而是要体现一种为他人考虑,多体谅对方心情和处境的态度。如果本着这样的态度去跟别人交流,那么就算这次拒绝了对方的要求,也不会因此失去这个朋友,不会影响今后合作的机会。

4、简洁 

就象前面提到的,要用简洁朴实的语言来写信函,使信函读起来简单,清楚,容易理解。用常见的单词,避免生僻或者拼写复杂的单词。一个单词可以表达,就不要用词组。多用短句,因为短句更容易理解。在同一封信函里,避免使用多个相同含义的单词。

5、回复迅速及时

给买家的回复,千万要迅速及时。因为买家通常只看最先收到的几封回复,从中去选择合适的供应商。如果卖家回复不够及时,就可能因为抢不到先机而失去商机。

6、标题 

这一点是特别针对写电子邮件的。也许很多人都没有意识到,事实上,E-mail的标题是很重要的一个部分,您的邮件给对方的第一个印象就是通过标题来完成的。如果标题没有内容,看起来象群发的垃圾邮件的话,很多买家就会直接删除。

7、精确

当涉及到数据或者具体的信息时,比如时间,地点,价格,货号等等,尽可能做到精确。这样会使交流的内容更加清楚,更有助于加快事务的进程。

8、针对性

请在邮件中写上对方公司的名称,或者在信头直接称呼收件人的名字。这样会让对方知道这封邮件是专门给他的,而不是那种群发的通函,从而表示对此的重视。如果无法确定收信人的名字,那就在称呼一栏里写“Dear Sirs”or“Dear Sir or Madam”。



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