我们都知道，如果国外的采购商提出到公司参观，那么合作的机会就会大很多。但是，对于外国采购商的接待工作，是一个非常重要的工作，如果接待得好，成功合作的机会就很大，但是一旦没有做好，不但不能促进订单的成交，还有可能损失掉这个潜在客户。因此，接待外国客户是一个非常重要的工作。那么，在接待外国客户的时候，有一些什么的步骤，有些什么技巧和细节是需要我们特别注意的呢？在2015年秋交会来临之前，让我们掌握好这个技巧，一起准备我们的客户接待工作吧。

1、确定客户来访日期及行程安排 

    首先，我们需要跟客户了解他们到达中国的时间，行程安排，什么时候到访我们的工厂等，并且要了解好公司及相关人员（公司领导、相关业务员等）的日程安排，确保到访顺利。

如果发生一些冲突，没有办法接待客户，则需要与客户另外敲定到访时间或者是委婉拒绝。比如：实在抱歉，届时我们会在美国参加一个展会，但是某日之前和某日之后，我们都十分欢迎您的到来。
We are glad to know that you would like to visit us,unfortunately we will attend a show in USA from ×××to×××,however,we will be pleased to see you before Aug×××or after Aug×××.

    如果是我们主动邀请客户来访，在邀约的时候，就需要主动说明一下建议的到访时间，避免客户选择自己不再的日期到访。

2、协助客户办理邀请函

    如果客户第一次来中国，或者之前办理的中国签证已经失效，都需要重新办理签证。通常情况下只要国内供应商提供一份邀请函，签字盖章后以传真件或快递原件的方式发送给对方即可。偶遇赛事期间或两国双边关系紧张时期，可能需要向对方提供经外经局或外事局盖章批准的正式邀请文件以便其办理签证。如尼日利亚地区邀请函的办理，外事局则要求提供公司之前与此外商贸易往来的一些单据，建议办理之前可请对方到当地的中国使馆和领事馆了解清楚有关签证手续的相关问题。
以下邀请函模板供参考：
XXXXXCompany
Address:XXXXXXXXXXXX(邀请方)

Invitation Letter
Apr 20th，2010
To whom it may concern:

We would like to inform you that _______ is our important customer in USA and it is necessary to have business dealings & meetings together on various marking & sales matters,herein we invite the following person to come to China:

Full Name:
Nationality :
Passport No:

The visit time is from ____ to _____ in China.

We would appreciate if the necessary visa would be granted and thank you in advance for your kind assistant.

Best regards
XXXXXX

Position(邀请方信息)
Company:
Signature
Stamp

3、收集好客户信息，知己知彼，打有准备的战斗

    1）客户企业情况：公司背景、公司实力、经营状况、经营范围，客户此次来访的目的、主要对什么产品感兴趣，一旦采购产品用途是什么。是零售商、批发商、还是贸易商？区域市场包括哪些？主要从事什么产品？甚至包括他们的股份结构、经营情况、技术水平、财务情况等。

    2）来访人员尤其是谈判代表的具体情况：国籍、年龄、学历、爱好、习惯、身体健康状况、他在外商公司中的位置、他在经商履历中的业绩、他对产品订单的兴奋点等等。也要适当了解一下他们的宗教信仰，国家习俗等情况。

4、客户的酒店安排

    了解客户的路线安排，确定是否需要安排车接送，主动咨询客户是否需要帮他们预定酒店。如果客户需要我们协助预定酒店，则需要了解他们能承受的价位，他们路线安排以确定合适的酒店地址，客户的人数和房型，是否吸烟等。根据客户的情况，提供一些可以选择的酒店建议，最好提供相应的网址，让客户自行确定最终下榻的酒店。

    除了以上细节外，还需要注意以下几点：
    1）如果是电话预订，一定要问清楚酒店帮下单的人的称呼，以便在对方漏订时更好地处理。
    2）告诉酒店客户可能到达的时间时，应比实际到达时间再延后两小时，以免因飞机晚点或堵车等原因迟到。
    3）要求对方提供避开临街的房间。
    4）与酒店沟通提供一个免费果盘，以示我们对其的重视。

5、资料准备与工作安排

1）设定客户参观路线

2）提前一至两天对办公室、展厅、车间、卫生间、食堂、庭院等处做彻底的清扫，并做好检查。
3）准备参观和谈判可能用到的物品：数码相机、企业和产品视频、产品目录、交易资料（如付款方式，生产周期，起订量，运输方式等），易于携带的小样品；色板、计算器、尺、笔记本、订书机还有针对性的报价单。

4）公司大厅欢迎客户来访的接待牌，让客人感觉其受到重视。提前告诉前台客户的公司，到访时间等，若接待能记住来访的客人名字就更好了。
5）会议室的安排，谈判资料的预备，包括企业演示文稿的准备，以及客户相关需要展示的文件资料，暂时自己公司的实力资料等。

企业介绍PPT的内容建议：

     ——企业的竞争优势、市场分析、往年的业绩；

    ——清晰的组织结构图；

    ——客户服务流程、企业服务标准、投诉渠道、处理流程；

    —— 研发队伍的实力、历史荣誉、样品室的参观、负责人的资历介绍、荣誉证书、各种认证。
6）准备好咖啡、茶及一些小食品糖果。
7）至少准备好与外商谈判的三个方案：最佳方案、折中方案和妥协方案；准备好为达到上述三个方案的策略和手段。
注意：在客人来之前回顾一下以前的来往邮件，作好基本的准备；有时候需要打印接待通知，下发给相关部门或工厂！检查分区标志、设备操作规范等是否完整规范。

6、接待客户

接待客户一般包括三部分：
1）：引领客户在会客区坐下，如果这时有其他同事出现，则互相做个介绍。询问客户需要什么并提供饮品，以PPT幻灯片方式或手持公司说明册、相册的方式向客户介绍企业和产品，公司产品所有的质量认证和以往的成功案例。
2）：带领客户参观展厅和车间。参观展厅时可以按种类向客户介绍自己的产品，也可以按出口国家来向对方介绍自己的产品。参观车间时，应按流水线的正常流程，从初始加工设备一直介绍到包装区，如果现场有出口的在制品，也可以随机告诉客户这些产品销往哪些国家。对客户已有兴趣的产品，则要着重介绍这一类产品的加工设备以及在制品，证明这些产品确实由我们自己生产，而非委外加工。
3）：再次带领客户回到会客区域，并就客户感兴趣的产品进行进一步交流。这时可以出示为他准备的样品，并按之前整理好的内容清单逐项与客户进行讨论，直到对方不再有任何疑问为止。

7、餐饮安排
    1）餐厅选择：如果双方都在客户下榻的酒店，可以选择在酒店里就餐；如果是在工厂，则可以找一家不太远的餐馆，环境以整洁、干净为要。千万不要选择自己不熟悉的餐馆进餐，也不要选择卫生间很不干净的餐馆进餐。

    2）点菜：不需要太过昂贵的菜式，尤其是午餐，很多欧洲客户不习惯中饭时间吃太多，所以不要点太多，分量以够吃为宜，铺张浪费反而招客户反感。先了解对方是否有忌口的食物，再点菜，也可以让客户自己点菜。

    3）酒水：如果时间充裕，可以适当地来一点啤酒或红酒，互相祝酒时可以说“Cheers”，千万不要强迫他们干杯。

    4）餐具：询问客户是否需要刀叉。如果大家都选择用筷子，最好能备一双公筷和一只公勺，以方便取菜。
    5）礼仪：不要对服务生吆五喝六，不要主动给客户夹菜，不要频频接手机，不要发出太大的咀嚼声音。
    6）交流：进餐期间不妨与客户闲聊以拉近距离，建立感情。如果刚见面，可以问对方旅途感受、是否有时差困难、第几次来中国、都到过中国的哪些城市、对中国的印象如何、是否喜欢中国的食物、本国的天气如何、打算在中国待多长时间等。如果比较熟了，则可以聊聊业余爱好、体育、电影、家庭等无伤大雅的话题。比较忌讳询问对方的年龄和收入，忌评论对方国家的政治。

八、欢送客户
参观结束后，可准备一份有中国特色礼品，如茶叶、丝绸、刺绣、工艺品等送给客户。 可咨询客户是否可以拍照，包括人员合影、外商与你们公司/厂铭牌的合影等，这些资料以后很有用处。如时间允许，也可根据客户的意见适当安排娱乐购物等活动，有些客户比较随意，可以安排一些中国特色的活动，比如喝茶、看戏、参观景点等等，也有客户会提出去购物，如电子产品、服装等。
尽量亲自再把客户送到机场，有些客户不喜欢麻烦人，这样送至酒店即可，在飞机起飞前应给客户打电话道别。

九、后续工作
客户走后写一封感谢函感谢，一是问候，二是将本次访问双方达成的共识，或者会议备忘录发给客户，促成订单尽快达成。